Como o ICMS-ST reduz silenciosamente o lucro do Food Service e Varejo
*Por Matheus Lopes, especialista tributário da Matheus Contador Gestão Empresarial
Em um mercado dinâmico e de margens historicamente apertadas como o de Food Service e do varejo de alimentos, um inimigo invisível tem drenado a saúde financeira das empresas antes mesmo que o faturamento chegue ao caixa: o labirinto da Substituição Tributária (ST) do ICMS. Criado originalmente com o intuito de simplificar a fiscalização ao concentrar a cobrança do imposto no início da cadeia produtiva, o mecanismo da ST acabou por transferir uma complexidade burocrática asfixiante para a ponta final do consumo.
O desconhecimento das regras de ST tem provocado uma onda silenciosa de bitributação no setor. O erro mais grave e comum que identificamos nas auditorias é o empresário pagar duas vezes o mesmo imposto. Ele compra um produto de um distribuidor que já teve o ICMS retido por ST na origem, mas, por falhas graves de cadastro e parametrização fiscal na sua empresa, volta a pagar o tributo ao emitir o cupom fiscal para o cliente final. É um dinheiro que sai direto do lucro líquido para o ralo tributário.
No segmento de Food Service, a dor de cabeça operacional atinge níveis ainda mais críticos em decorrência da transformação de insumos. Um restaurante adquire matérias-primas, como refrigerantes e cervejas (sujeitos à ST) ou carnes e vegetais (sujeitos a outras alíquotas), para transformá-los em um prato elaborado ou uma experiência gastronômica de venda direta. Nessa transição, a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) mudam completamente. Definir o que entra como insumo, o que mantém a ST e como segregar essas receitas no momento da apuração mensal exige uma engenharia fiscal milimétrica.
Soma-se a isso o pacto federativo: cada estado brasileiro possui autonomia para definir suas Margens de Valor Agregado (MVA), alíquotas internas e regimes especiais. Operar de forma interestadual, comprando de fornecedores de outras regiões, torna-se um exercício diário de cálculo de antecipação tributária que as pequenas e médias empresas raramente conseguem executar sem assessoria especializada.
Para mitigar o impacto financeiro e proteger o fluxo de caixa, existem três pilares indispensáveis que devem ser implementados pelas empresas de varejo e alimentação:
1- Saneamento de cadastro de produtos: A revisão periódica e minuciosa dos códigos NCM e CEST evita pagamentos indevidos e afasta riscos de passivos em eventuais fiscalizações;
2- Segregação rigorosa de receitas: No momento de calcular a guia mensal (seja no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Real), os valores de itens cujo ICMS já foi retido anteriormente por ST devem ser deduzidos da base de cálculo geral de forma precisa;
3- Auditoria e recuperação de créditos: Analisar o histórico de compras e vendas pode revelar oportunidades legítimas de ressarcimento do ICMS-ST pago a maior, especialmente em perdas de estoque (perecibilidade) ou operações interestaduais.
O papel da contabilidade hoje é ser um escudo e um motor de eficiência para o empresário. Tratar o setor fiscal apenas como um gerador de guias a
pagar é o caminho mais rápido para ver o negócio naufragar em um mercado tão competitivo.
